Een kantoor is meer dan een verzameling bureaus. Het is de plek waar mensen samenwerken, zich concentreren en klanten ontvangen. Een goede kantoorinrichting ondersteunt al die activiteiten. Bovendien laat het zien wie u bent als organisatie. Toch zien we veel kantoren die vooral functioneel zijn ingericht, zonder samenhang of sfeer. In dit artikel leest u hoe wij een kantoor ontwerpen. Ook ziet u wat wij van u vragen en wat u ervoor terugkrijgt.
Waarom investeren in kantoorinrichting?
Medewerkers brengen een groot deel van hun week op kantoor door. De ruimte heeft dus invloed op hoe ze zich voelen en hoe ze werken. Zo maakt een rumoerige open ruimte concentratie lastig. Daarnaast voelt een vergaderkamer zonder daglicht snel benauwd. En een rommelige ontvangst geeft bezoekers een verkeerde eerste indruk.
Daarnaast is een kantoor een visitekaartje. Klanten, partners en sollicitanten vormen zich een beeld zodra ze binnenstappen. Een doordachte kantoorinrichting vertaalt de identiteit van uw organisatie naar materialen, kleuren en licht. Dat maakt indruk, zonder dat het schreeuwerig hoeft te zijn.
Begin bij de manier van werken
Een goed kantoorontwerp begint niet met meubels, maar met een vraag: hoe werkt uw organisatie? Werken mensen vooral individueel of juist in teams? Hoeveel mensen zijn er tegelijk aanwezig? Hoe vaak ontvangt u klanten? Zijn er taken die stilte vragen, zoals rekenen of schrijven?
Op basis van die antwoorden bepalen we welke soorten plekken nodig zijn. Hieronder de meest voorkomende.
- Focusplekken. Rustige werkplekken voor geconcentreerd werk.
- Teamplekken. Werkplekken waar teams dicht bij elkaar zitten en snel kunnen overleggen.
- Overlegruimtes. Van een kleine spreekkamer tot een grote vergaderzaal.
- Belplekken. Afgeschermde plekken voor telefoon- en videogesprekken.
- Ontvangst. Een entree met een balie of wachtplek die indruk maakt.
- Pantry en lunchruimte. Een plek om te pauzeren en elkaar informeel te ontmoeten.
De verhouding tussen deze plekken verschilt per organisatie. Daarom leggen we die samen vast in een programma van eisen.
Akoestiek: de onderschatte factor
Bij veel kantoren is geluid de grootste bron van ergernis. Harde vloeren, glazen wanden en strakke plafonds weerkaatsen geluid. Daardoor ontstaat galm en klinkt elk gesprek door de hele ruimte. Een goede kantoorinrichting houdt daar vanaf het begin rekening mee.
Er zijn verschillende manieren om de akoestiek te verbeteren. Denk aan zachte vloeren of tapijten op plekken waar mensen werken. Ook textiel, akoestische wandpanelen en open kasten met boeken of archief dempen geluid. Bovendien helpt de indeling. Door rustige en drukke zones van elkaar te scheiden, beperkt u de overlast. Een maatwerk kast kan daarbij dienen als ruimteverdeler die ook geluid breekt.
Licht op kantoor
Daglicht is waardevol op kantoor. Daarom plaatsen we werkplekken bij voorkeur bij de ramen. Overlegruimtes en opslag kunnen dieper in het gebouw liggen. Daarnaast is kunstlicht belangrijk. Werkplekken vragen om goed taaklicht zonder verblinding op schermen. In ontvangst en lounge mag het licht juist warmer en sfeervoller zijn.
Een lichtplan voor een kantoor combineert dus functionaliteit met sfeer. We stemmen het af op de verschillende zones. Bovendien kiezen we armaturen die passen bij de uitstraling van het interieur. Lees meer over onze lichtplannen.
Uitstraling en identiteit
Hoe moet uw kantoor aanvoelen? Strak en zakelijk, warm en persoonlijk, of juist creatief en uitgesproken? We vertalen uw identiteit naar een palet van materialen en kleuren. Daarbij kijken we naar uw huisstijl, maar ook naar wat past bij uw klanten en medewerkers.
Bovendien geven materialen een signaal. Massief hout en natuursteen stralen kwaliteit en duurzaamheid uit. Staal geeft een strakke, industriële uitstraling. Door materialen bewust te combineren, ontstaat een kantoor dat herkenbaar is. Maatwerk speelt daarin een grote rol. Een balie, vergadertafel of wandmeubel uit onze eigen werkplaats maakt het interieur uniek.
Flexibel werken en groei
Veel organisaties werken tegenwoordig deels thuis en deels op kantoor. Daardoor is niet elke werkplek elke dag bezet. Dat biedt kansen. Want minder vaste bureaus betekent meer ruimte voor overleg, ontmoeting en concentratie. Toch vraagt flexibel werken om goede afspraken. Waar laten medewerkers hun spullen? Hoe reserveren ze een vergaderruimte? En hoe voorkomt u dat het op drukke dagen te vol wordt?
Bij een kantoorinrichting houden we daarom rekening met verschillende scenario’s. Daarnaast kijken we naar groei. Komt er over een paar jaar een team bij? Dan is het slim om nu al een indeling te kiezen die uitbreiding toelaat. Maatwerk kan daarbij helpen. Een kast die als ruimteverdeler dient, kan later worden verplaatst of aangevuld. Zo blijft uw kantoorinrichting ook bij veranderingen bruikbaar.
Onderhoud en duurzaamheid
Een kantoor wordt intensief gebruikt. Daarom kiezen we materialen die daartegen kunnen. Werkbladen moeten krasbestendig zijn. Stoffen moeten tegen dagelijks gebruik kunnen. Bovendien moeten vloeren goed schoon te houden zijn.
Duurzaamheid gaat ook over levensduur. Een meubel dat jaren meegaat, is beter dan een goedkoop alternatief dat snel vervangen moet worden. Daarom maken we veel meubels in onze eigen werkplaats van solide materialen. Daarnaast kijken we of bestaande meubels een tweede leven kunnen krijgen. Soms past een bestaande tafel prima in de nieuwe kantoorinrichting, mits hij de juiste plek krijgt.
Ontvangst en eerste indruk
De entree is het eerste wat bezoekers zien. Daarom verdient die ruimte extra aandacht. Een balie op maat, een comfortabele wachtplek en goed licht maken direct verschil. Bovendien helpt een duidelijke route. Een bezoeker moet meteen zien waar hij zich meldt en waar hij kan wachten. Bij kleinere kantoren kan de ontvangst samenvallen met een overlegtafel of pantry. Dan kiezen we voor een opstelling die beide functies goed ondersteunt.
Zo pakken wij kantoorinrichting aan
We werken in vaste stappen. Zo weet u steeds wat er gebeurt en wanneer uw input nodig is.
- Kennismaking. We bespreken uw organisatie, wensen en budget. Dit gesprek is vrijblijvend en kosteloos.
- Inventarisatie. We bezoeken het pand, meten in en spreken waar mogelijk met een paar medewerkers.
- Programma van eisen. We leggen vast welke plekken, functies en voorzieningen nodig zijn.
- Concept en 3D. We werken de indeling en sfeer uit en presenteren die in 3D.
- Technische uitwerking. U ontvangt tekeningen, een materialenlijst en een kleurenschema.
- Maatwerk en inkoop. Maatwerk maken we in onze werkplaats en overige producten bestellen we op tijd.
- Uitvoering en oplevering. We stemmen af met de uitvoerende partijen en leveren samen op.
Wat wij van uw organisatie vragen
Een kantoorproject vraagt om goede afstemming binnen uw organisatie. Daarom vragen we het volgende.
- Een contactpersoon met mandaat. Iemand die namens de organisatie kan beslissen over ontwerp, budget en planning.
- Inzicht in de organisatie. Aantal medewerkers, werkwijze, verwachte groei en bijzondere wensen.
- Een helder budget. Inclusief ruimte voor onvoorziene zaken.
- Een realistische planning. Wanneer moet het kantoor klaar zijn, en kan het werk eventueel in fasen?
- Afstemming met de verhuurder. Bij een huurpand gelden vaak regels over aanpassingen. Die moeten vooraf duidelijk zijn.
- Betrokkenheid van medewerkers. Een korte sessie met een afvaardiging levert waardevolle input op.
Wat u terugkrijgt
Met een doordachte kantoorinrichting krijgt u een werkomgeving die werkt en past bij uw organisatie.
- Een indeling die aansluit op de manier van werken.
- Betere akoestiek door indeling, materialen en maatwerk.
- Een lichtplan voor werkplekken, overleg en ontvangst.
- Een interieur dat uw identiteit uitdraagt.
- Maatwerk uit eigen werkplaats, zoals balies, tafels en kasten.
- Eén aanspreekpunt van ontwerp tot oplevering.
Een voorbeeld uit de praktijk
Stel, een adviesbureau in Breda verhuist naar een nieuw pand. Het team bestaat uit vijftien mensen, waarvan gemiddeld tien tegelijk op kantoor zijn. Er is behoefte aan rustige werkplekken, twee overlegruimtes en een plek om klanten te ontvangen. Bovendien wil het bureau een warme, persoonlijke uitstraling in plaats van een standaard kantoor.
In het ontwerp plaatsen we de focusplekken aan de rustige kant van het pand, bij het daglicht. Een maatwerk kastenwand scheidt die zone van de overlegruimte. Bij de entree komt een ontvangstplek met een grote tafel die ook dient voor workshops. Vervolgens kiezen we warme materialen, zoals eikenhout en een zachte vloer in de werkzones. Zo ontstaat een kantoor dat rust geeft en tegelijk uitnodigt tot samenwerken.
Veelgestelde vragen
Kan het kantoor tijdens de verbouwing in gebruik blijven?
Soms wel. We kijken samen of het werk in fasen kan, zodat een deel van het pand in gebruik blijft. Ook kunnen sommige werkzaamheden buiten kantoortijden plaatsvinden.
Werken jullie ook voor kleinere kantoren?
Ja. Ook een kantoor voor een klein team verdient een goed ontwerp. De aanpak is hetzelfde, alleen de schaal verschilt.
Kunnen jullie ook een huurpand inrichten?
Ja. Bij een huurpand kijken we extra goed naar wat mag en wat bij vertrek terug moet. Daarom kiezen we vaak voor losse maatwerk meubels en wanden die u later kunt meenemen. Zo blijft de investering in uw kantoorinrichting ook bij een verhuizing waardevol.
Waar zijn jullie gevestigd?
Onze studio staat aan de Kanaalstraat in Oosterhout. We werken in heel Nederland, met veel zakelijke projecten in Brabant.
Tot slot
Een goede kantoorinrichting begint bij de manier waarop uw organisatie werkt. Daarna volgen indeling, akoestiek, licht en uitstraling. Wij vertalen dat naar één samenhangend plan, met maatwerk uit eigen werkplaats en begeleiding tot de oplevering. Van u vragen we een contactpersoon met mandaat, een helder budget en inzicht in uw organisatie. Bekijk onze diensten of neem contact op om uw kantoorplannen te bespreken.