In een vergaderruimte worden beslissingen genomen, klanten ontvangen en ideeën uitgewisseld. Toch is het vaak de ruimte waar het minst over is nagedacht. Een standaardtafel, een paar stoelen en een scherm aan de wand. Daardoor galmt het, zit iemand tegen de muur en hangen de kabels over tafel. Een vergaderruimte inrichten die echt werkt, vraagt om meer aandacht. In dit artikel leest u waar wij op letten. Bovendien ziet u wat een vergadertafel op maat kan toevoegen.
Waarom een goede vergaderruimte telt
Een vergaderruimte is vaak de eerste ruimte die bezoekers van uw bedrijf zien. Daardoor vertelt ze iets over uw organisatie. Een rommelige of kale ruimte geeft een andere indruk dan een rustige, verzorgde ruimte. Daarnaast bepaalt de inrichting hoe prettig een overleg verloopt. Een ruimte die galmt, maakt vermoeid. Een tafel die te smal is, voelt krap. Bovendien vergaderen steeds meer mensen hybride. Wie online meedoet, merkt slechte akoestiek en slecht licht direct. Daarom loont het om het inrichten van uw vergaderruimte als apart project te zien.
Begin bij het overleg, niet bij de tafel
Een vergaderruimte inrichten begint met een paar vragen. Hoeveel mensen overleggen er tegelijk? Hoe lang duurt een gemiddeld overleg? Ontvangt u er klanten, of is het vooral voor intern overleg? En doen er vaak mensen online mee? De antwoorden bepalen de maat van de tafel, het soort stoel, de akoestiek en de techniek.
Daarnaast kijken we naar het gebruik door de week. Wordt de ruimte ook gebruikt voor presentaties of trainingen? Dan is een flexibele opstelling handig. Is het vooral een directiekamer? Dan mag de ruimte representatiever zijn. Zo ontstaat een programma van eisen voor de ruimte.
Hoeveel ruimte heeft u nodig?
Veel bronnen noemen als vuistregel ongeveer twee tot tweeënhalve vierkante meter per persoon, inclusief tafel en loopruimte. Een ruimte voor acht personen is dus al snel zestien tot twintig vierkante meter. Bovendien heeft u achter de stoelen vrije ruimte nodig. Als vuistregel wordt vaak ongeveer een meter genoemd. Dan kan iemand opstaan en langslopen zonder dat de rest moet inschikken.
Staat er een groot scherm aan de wand? Dan heeft u aan die kant extra ruimte nodig. Daarnaast moet iedereen het scherm goed kunnen zien. Daarom kijken we bij het ontwerp naar de zichtlijnen vanaf elke stoel.
De vergadertafel: maat en vorm
Maat
Als vuistregel noemen veel bronnen zestig tot zeventig centimeter tafelbreedte per persoon. Dan is er ruimte voor een laptop, een notitieblok en een kop koffie. Bovendien wordt vaak een tafeldiepte van minimaal een meter aangeraden. Dan zitten mensen tegenover elkaar niet te dicht op elkaar.
Vorm
De vorm van de tafel bepaalt hoe het overleg verloopt.
- Rechthoekig: de klassieker, die de ruimte goed benut.
- Ovaal of tonvormig: iedereen ziet elkaar beter, en de tafel oogt zachter.
- Rond: prettig voor kleinere overleggen met een paar personen.
- Taps: smaller aan de kant van het scherm, zodat iedereen het beeld ziet.
Een vergadertafel op maat
Een standaard vergadertafel past zelden precies. Ze is net te lang voor de ruimte, of net te smal voor het aantal mensen. Een vergadertafel op maat volgt de ruimte en het gebruik. Bovendien kiest u zelf het blad, het onderstel en de afwerking. Daardoor sluit de tafel aan op de rest van het interieur. Onze tafels komen uit onze eigen werkplaats. Lees meer over ons maatwerk interieur.
Daarnaast kunnen we techniek in de tafel opnemen. Denk aan een kabeldoorvoer of een inbouwunit voor stroom in het blad. Daardoor liggen er geen snoeren over tafel of over de vloer.
Stoelen kiezen bij het inrichten van een vergaderruimte
Vergaderstoelen hoeven minder instelbaar te zijn dan bureaustoelen. Toch moet u er een paar uur prettig op kunnen zitten. Bovendien moeten de stoelen passen bij de tafel. Passen de armleggers onder het blad? Is de zithoogte afgestemd op de tafelhoogte? Daarnaast bepalen stoelen voor een groot deel de uitstraling. Daarom kiezen we ze bij het inrichten van de vergaderruimte samen met de tafel en de rest van het interieur.
Akoestiek: de meest onderschatte factor
Een vergaderruimte heeft vaak veel harde vlakken. Een groot tafelblad, glazen wanden, een scherm en een harde vloer. Daardoor kaatst geluid alle kanten op. Aan tafel is dat vermoeiend. Voor wie online meedoet, is het nog lastiger, want die hoort elke stem met een echo.
Daarom nemen we akoestiek vanaf het begin mee bij het inrichten van een vergaderruimte. In de branche wordt voor vergaderruimtes vaak een nagalmtijd van ongeveer 0,4 tot 0,6 seconde genoemd. Dat bereikt u met een combinatie van maatregelen:
- akoestische wandpanelen, verdeeld over meerdere wanden;
- een akoestisch plafond of plafondeiland boven de tafel;
- tapijt of een groot vloerkleed onder de tafel;
- gordijnen voor ramen en glazen wanden;
- een kastenwand met boeken of archief, die geluid breekt.
Bovendien kan maatwerk een dubbele functie hebben. Een wandmeubel met open vakken biedt opbergruimte en dempt tegelijk geluid. Houten lamellen geven warmte en verbeteren, afhankelijk van de uitvoering, de akoestiek.
Licht in de vergaderruimte
Goed licht is belangrijk voor concentratie. Bovendien bepaalt het hoe u in beeld komt bij een videogesprek. Licht van boven alleen geeft harde schaduwen op gezichten. Daarom combineren we algemeen licht met licht boven de tafel. Een of meer hanglampen boven de vergadertafel geven sfeer en richten de aandacht. Daarnaast is dimbaar licht handig bij presentaties. Ook daglicht speelt mee. Zonwering of gordijnen voorkomen dat de zon in het scherm of in de ogen schijnt. Lees meer over designlampen en lichtplannen.
Techniek die u niet ziet
Een moderne vergaderruimte zit vol techniek. Een scherm, een camera, microfoons, speakers en stroom voor laptops. Toch wilt u die techniek niet steeds zien. Daarom plannen we haar vroeg, als we een vergaderruimte inrichten.
- Scherm: aan de korte kant van de tafel, op een goede kijkhoogte.
- Kabels: via mantelbuizen in de wand en een kabelgoot onder de tafel.
- Apparatuur: in een dressoir of wandkast met ventilatie.
- Stroom: in het tafelblad, zodat niemand over snoeren struikelt.
Daarnaast stemmen we de plek van camera en microfoons af met uw IT-leverancier. Zo werkt hybride vergaderen vanaf de eerste dag.
Een vergaderruimte die past bij uw merk
Een vergaderruimte is een visitekaartje. Daarom vertalen we bij het inrichten van een vergaderruimte uw merk naar materialen, kleuren en details. Dat hoeft niet met een groot logo aan de wand. Vaak zit de herkenbaarheid juist in het hout van de tafel, de kleur van een wand of een bijzondere lamp. Bovendien laten we de vergaderruimte aansluiten op de rest van het kantoor. Daardoor voelt het geheel als één verhaal. Lees ook ons artikel over kantoorinrichting op de blog.
Hoe wij een vergaderruimte inrichten
- Een vrijblijvend en kosteloos eerste gesprek over hoe u vergadert.
- Inmeten van de ruimte en vastleggen van techniek en aansluitingen.
- Een indeling met tafelmaat, opstelling en looproutes.
- Een ontwerp in 3D, zodat u de ruimte vooraf ziet. Lees meer over 3D-interieurdesign.
- Technische tekeningen voor de vergadertafel, het maatwerk en de verlichting.
- Productie van de tafel en het maatwerk in onze eigen werkplaats.
- Plaatsing en oplevering, afgestemd met uw IT- en installatiepartijen.
Wat wij van u vragen
- Inzicht in uw overleggen. Hoeveel mensen, hoe vaak en hoe lang?
- Een contactpersoon met mandaat. Iemand die namens de organisatie beslist.
- Een helder budget. Inclusief tafel, stoelen, akoestiek, licht en techniek.
- Afstemming met uw IT-leverancier. Voor scherm, camera en netwerk.
- Tijdige beslissingen. Zodat de planning op koers blijft.
Wat u terugkrijgt
- Een vergaderruimte die is afgestemd op hoe u vergadert.
- Ontwerp in 3D, zodat u vooraf weet hoe het eruitziet.
- Vergadertafel op maat uit onze eigen werkplaats.
- Plan voor akoestiek, licht en techniek.
- Transparante offerte en een realistische planning.
Een voorbeeld: overlegruimte met boekenwand
Stel, een bedrijf in Breda wil een vergaderruimte inrichten voor klantgesprekken en teamoverleg. De ruimte heeft een harde vloer en veel glas. Daardoor galmt het. Eerst bepalen we het aantal plaatsen en de maat van de tafel. Vervolgens ontwerpen we een vergadertafel op maat die precies in de ruimte past, met stroom in het blad. Daarnaast komt er een boekenwand langs de lange zijde. Die biedt opbergruimte en breekt het geluid. Bovendien hangen er twee lampen boven de tafel. Ten slotte verdwijnt de apparatuur in een dressoir onder het scherm. Het resultaat is een ruimte waar klanten zich welkom voelen en waar overleg prettig verloopt.
Veelgestelde vragen over het inrichten van een vergaderruimte
Kan een vergaderruimte ook als werkplek dienen?
Ja, zeker in een kleiner kantoor. Dan is het slim om het inrichten van de vergaderruimte flexibel aan te pakken. Denk aan een tafel die ook als werktafel werkt en opbergruimte voor spullen die u na het werk opruimt.
Hoe voorkom ik galm in een vergaderruimte?
Met een combinatie van akoestische panelen, een akoestisch plafond, een vloerkleed, gordijnen en maatwerk met open vakken. Hoe meer harde vlakken, hoe belangrijker dat is.
Tot slot
Een vergaderruimte inrichten begint bij het overleg, niet bij de tafel. Bepaal het aantal mensen, de maat en vorm van de tafel en de looproutes. Neem akoestiek, licht en techniek vanaf het begin mee. Bovendien geeft een vergadertafel op maat uit onze eigen werkplaats de ruimte rust en karakter. Bekijk onze diensten of neem contact op voor een kennismaking.